Come aggirare i guardiani utilizzando le funzionalità del sistema di posta vocale

I guardiani sono il cerbero del settore del reclutamento. Il loro compito è consentire il passaggio delle anime propriamente associate, mentre il resto di noi viene respinto alle porte.

Sono stati scritti molti articoli su come avvicinarli, cosa dire loro e anche su come costruire con loro rapporti a lungo termine.

Mentre gli assistenti amministrativi sono solitamente i guardiani più difficili, gli addetti alla reception possono anche essere protettivi, chiedendo alla tua azienda e il motivo della chiamata. Anche quando gli addetti alla reception sono cortesi, dopo aver parlato con loro 20 o 30 volte al giorno, inizieranno a riconoscere la tua voce. Chiamare tardi per raggiungere una funzione di "assistente automatico" fuori orario che si attiva dopo le 5:00 viene utilizzata da alcuni come un'alternativa. Il problema è che la persona che stai cercando di contattare potrebbe essere andata a casa, costringendoti a lasciare un messaggio.

La soluzione in genere consiste nel trovare un interno per qualcuno presso l'azienda desiderata e quindi comporre in sequenza altri interni finché non si trova la persona o il gruppo che si sta cercando. Sebbene questa tecnica possa funzionare, richiede molto tempo ed è estremamente poco pratica nelle aziende più grandi. Inoltre, molte aziende sono consapevoli di questa tattica e assegnano le estensioni in modo più arbitrario.

Fortunatamente esiste un modo per contattare direttamente quasi chiunque in qualsiasi azienda, utilizzando funzionalità poco conosciute ma molto utili integrate nei sistemi di posta vocale. Di seguito è riportato un breve riassunto delle mie scoperte.

Tutti i sistemi di posta vocale hanno la capacità di trasferire da persona a persona e raggiungere elenchi telefonici automatici. Molti di questi forniranno anche numeri di interno che possono essere facilmente trasformati in numeri di chiamata diretta.

La prima cosa che devi fare è ottenere un numero di selezione diretta. Quasi tutti andranno bene. Questo può essere fatto in diversi modi. Il modo più semplice è confrontare i numeri di telefono e di fax di un ufficio. Se condividono lo stesso suffisso (ad esempio 415-989-3800 e 415-989-3801), prova a comporre qualcosa intorno a quel numero, come 415-989-3822. Se ricevi un messaggio di errore, non preoccuparti; Affronterò la questione della ricerca di un numero di chiamata diretta verso la fine di questo articolo.

Una volta ottenuta un'estensione valida (l'importante è che nessuno risponda, devi ricevere un messaggio), allora hai tutto ciò che ti serve per iniziare.

Ogni sistema di segreteria telefonica è diverso, ma alcuni tasti del telefono visualizzeranno opzioni diverse in diversi sistemi di segreteria telefonica. I primi tasti che dovresti provare sono il tasto “*” e il “#”. Prova a premerli mentre ascolti il ​​messaggio di saluto della persona (sempre prima del segnale acustico!). I risultati saranno diversi a seconda del sistema di posta vocale. Ai fini dell'istruzione, supponiamo che dispongano di un sistema AudixTM.

Un sistema AudixTM può essere riconosciuto quando si sente il messaggio "Audix risponde alla tua chiamata". Ci sono eccezioni a questa regola, ma è facile confermare questo particolare sistema. Prima del segnale acustico, premi rapidamente * e poi 8 sul telefono. Se si sente il messaggio "Inserire l'interno a quattro cifre e il segno cancelletto", ci si trova in un sistema AudixTM.

Ora inizia il divertimento. Con i tasti appena premuti potrai ora inserire un interno ed essere trasferito alla scrivania della persona con cui desideri parlare. Dopo aver premuto *8 hai la possibilità di premere * e poi 2 sul telefono e sentirai "Inserisci cognome e cancelletto". Ciò ti consentirà di trasferire scrivendo il loro cognome.

Il vero vantaggio dietro un sistema AudixTM è la sua directory. Dopo aver premuto *8 o *2, prova a premere **6 (due asterischi e un sei) e di nuovo sentirai "Inserisci cognome e cancelletto". La differenza questa volta è che invece di essere trasferito, il sistema confermerà il nome della persona e ti fornirà il suo interno. Dopodiché aspetterà pazientemente che tu inserisca un altro nome. Con questo, si potrebbero letteralmente raccogliere estensioni per tutti nel proprio sistema di posta vocale.

Alla fine di questo articolo fornirò un collegamento a una scheda di riferimento con istruzioni per altri sistemi di posta vocale, ma di solito è questione di premere * o # durante il messaggio di saluto iniziale della segreteria e ascoltare le opzioni che offre.

Ora che hai un interno, lascia che ti mostri come comporlo direttamente.

Spesso è una semplice questione di sostituzione. Ad esempio, se il numero principale di un'azienda è 650-327-8000 e il tuo interno è 78239, componi 650-327-8239. Altre volte potrebbe avere un prefisso diverso. Dai un'occhiata al numero di fax dell'azienda per vedere se si “collegherà” lì.

Prova a vedere se ha un contatto sul suo sito web per le relazioni con gli investitori. Questo numero di telefono molto probabilmente sarà conforme agli altri interni.

Se tutto il resto fallisce, Google può spesso darti la risposta di cui hai bisogno. Prova a effettuare una ricerca utilizzando il nome dell'azienda e il prefisso, utilizzando l'operatore "-" di Google per escludere le ultime quattro cifre del numero di telefono. Utilizzando l'esempio sopra, dovresti cercare: "XYZ Company" +650 -8000. Questo di solito produce chiamate dirette per altre persone dell'azienda che dovrebbero essere conformi all'interno di cui disponi.

Le informazioni fornite in questo articolo dovrebbero darti un'idea del potere della navigazione nella posta vocale per evitare i guardiani. Detto questo, ci sono molte, molte altre tecniche e suggerimenti per navigare nella segreteria telefonica per cui abbiamo spazio qui in questo articolo.

Ho reso disponibile un PDF sul nostro sito Web che ti fornirà i comandi di directory per altri sistemi di posta vocale, oltre a ulteriori trucchi e suggerimenti e istruzioni più complete sulla navigazione nella posta vocale.

Tieni presente che le aziende possono modificare le istruzioni di posta vocale e vengono visualizzate anche nuove versioni dei sistemi di posta vocale, quindi potrebbe essere necessario modificare leggermente le tecniche in diverse aziende o man mano che i sistemi vengono aggiornati.

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